Excel es una herramienta clave. Sobre todo, en los tiempos que corren con el “Big Data” mandando. Microsoft Excel, 30 años después, sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos, recuerda la Universidad de Harvard, que ha elaborado un top con las 5 funciones de Excel especialmente fáciles de aprender y que pueden marcar la diferencia en productividad.

  1. Pegado especial (se aprende en 10 minutos)

Copiar y pegar es una de las funciones más simples y usadas en Excel. Pero a menudo transferimos un formato que no queremos, o copiamos una fórmula, cuando en cambio solo queremos un valor, explican los expertos.

Muchas veces, estas situaciones dan lugar a pequeñas frustraciones. Por eso, el pegado especial es tan importante: permite elegir al usuario qué quiere copiar y sin formato.

¿Cómo se hace? Copia los valores de tu celda (Control+ C) y presiona Control+ Alt + V para seleccionar “Pegado especial” y hacer tu selección. Alt + E + S + V es el comando con el que puedes pegar los valores, aunque también lo puedes hacer desde el menú inicial, (Pegar-Pegado Especial).

  1. Insertar nuevas filas (se aprende en 2 minutos)

Cuando necesites crear nuevas filas entre las ya existentes, existe un acceso directo que te resultará bastante útil, especialmente porque podrás agregar varias a la vez.

¿Cómo se hace? El acceso directo (Control, Mayús, +) te permite elegir cuántas filas quieres insertar. Puedes elegir el número concreto y al hacer clic con el botón derecho, se agregan de forma masiva.

  1. Relleno rápido (se aprende en 30 minutos)

Excel desarrolló Flash Fill o Relleno rápido en 2013, con la que automáticamente se pueden rellenar los datos cuando la herramienta detecta un patrón.

Por ejemplo, tal y como ejemplifica la Universidad de Harvard, imagina que tienes una lista de números de productos en las primeras diez celdas de la columna A: de «ABC-00001» a «ABC-00010». Y solo necesitas rellenar esos números correlativos. También se puede usar para separar los nombres y apellidos de una sola columna, o combinar nombres y apellidos de dos columnas diferentes.

¿Cómo se hace? La opción debes de tenerla activada (Herramientas – Opciones – Avanzadas – Opciones de edición y seleccione la casilla Relleno rápido automático).

 

Ahora, empieza a escribir «00001», o el patrón que desees, en la primera celda. Escribe el siguiente número en la celda que se encuentra debajo. Entonces, «Flash Fill» reconocerá el patrón y completará los números de producto restantes por ti. Pulsa la tecla Intro para aceptar.

  1. Índice y coincidir (se aprende en 45 minutos)

Excel permite el uso combinado de las funciones Índice (index) y Coincidir (match) para poder buscar un valor en cualquier lugar de la tabla, independientemente de su posición. Aunque parecen complejos, los expertos aseguran que vale la pena tenerlo en mente porque es una herramienta más flexible y poderosa que un vlookup. Eso sí, requiere de algo de práctica.

Imagina, explica la Universidad de Harvard, que tienes una hoja de cálculo con una lista de productos en cuyas columnas titulas: Número de producto, Beneficio, Nombre del producto e Ingresos. En otra hoja de cálculo, tienes una lista de los nombres de los productos y quieres saber los beneficios que ha generado cada producto. En este escenario, estamos usando el nombre del producto (nuestro valor de búsqueda) para buscar la ganancia.

¿Cómo se hace? La sintaxis sería: = Índice (matriz; núm_fila; [núm_columna]); = Coincidir (valor_buscado,matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia]).

  1. Suma rápida (se aprende en 2 minutos)

Esta es una de las primeras funciones que probablemente aprenderás en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabes cómo ejecutar la acción en segundos?

¿Cómo se hace? Selecciona la celda final sabía de una fila o columna y presiona Alt + para ejecutar la función. Autosuma está: Inicio – Autosuma o Fórmulas – Autosuma.

Fuente: https://www.abc.es/tecnologia/consultorio/abci-estas-diez-funciones-basicas-excel-deberias-dominar-segun-universidad-harvard-201904100212_noticia.html

 


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